TESIS Email Agent è il modulo TESIS che permette l’integrazione con la posta elettronica.

Attraverso l’invio di una semplice mail, un cliente può di aprire un ticket al vostro Service Desk.

Anche la comunicazione verso i clienti può avvenire con automatismi di TESIS Email Agent consentendo agli operatori del Service Desk un notevole risparmio di tempo.

Come funziona

Tesis Email Agent è un sistema di controllo delle mail che permette di agire su caselle di posta elettronica per aprire o aggiornare ticket e inoltrare mail a specifici clienti per aggiornarli sull’avanzamento delle loro segnalazioni. Un cliente, può inoltrare una mail per l’apertura di una richiesta di assistenza ad una opportuna casella di posta elettronica.

Tesis Email Agent rileva l’arrivo di questa nuova mail e la processa attraverso regole che sono state opportunamente configurate. Attraverso queste regole che agiscono su diverse informazioni contenute nella mail, quali ad esempio il mittente, il dominio, specifiche parole contenute nell’oggetto o nel testo del corpo della mail, viene elaborata l’apertura del ticket all’interno di Tesis.

Possono essere configurate sofisticate regole e possono essere associate a diverse caselle di posta per garantire un ampio livello di configurazione e programmazione del processo di apertura.

Funzionalità di Tesis Email Agent

Collegamento a uno o più account

Possono essere configurate in TESIS Email Agent più caselle di posta elettronica sulle quali possono essere applicate le varie regole di lettura e invio mail. In questo modo, l’organizzazione di assistenza può personalizzare la ricezione, l’inoltro e l’invio delle mail a team diversi in ragione della loro competenza o creare account di posta specifici per aziende diverse del proprio gruppo.

Filtri mail in ingresso

Con questa funzionalità l’assistenza può fare in modo che le mail che entrano all’interno del processo di elaborazione vengano filtrate.

Ciò permetterà di evitare il rumore e le perdite di tempo per scartare le mail e gli eventuali ticket che non sono pertinenti. Tutte le mail che vengono scartate possono essere inoltrate e raccolte in specifiche cartelle, per essere analizzate, eventualmente recuperate e certificato chi le invia per non includerlo più nel filtro.

Regole per apertura mail

Possono essere definite numerose regole da applicare alle mail in ingresso. Le regole possono essere consecutive o con uno specifico ordine di svolgimento in modo che al soddisfacimento di una di queste il processo termini e si possa proseguire per la mail successiva. I controlli vengono applicati su diverse informazioni e campi presenti nella mail, quali ad esempio: l’oggetto della mail, il dominio, i contatti certificati, il corpo della mail.

Configurabilità dei campi da popolare

Chi configura le regole può decidere quali informazioni dalla mail devono essere trasferite nel ticket. Possono essere selezionate informazioni che permettono di: riconoscere e selezionare il cliente, la sua specifica sede, l’oggetto di assistenza, il livello di urgenza, l’attività richiesta, il contratto, il servizio richiesto e il centro di competenza.

Aggiornamento del ticket

Oltre ad aprire nuovi ticket attraverso la posta elettronica, è possibile processare mail di aggiornamento su questi e conservarle all’interno del ticket stesso. La mail può anche fare in modo che il ticket cambi di stato e che venga anche automaticamente avvisato un membro del team dell’avvenuto aggiornamento.

Controllo allegati

La gestione degli allegati provenienti da mail di apertura dei ticket, permette di porre dei limiti alle dimensioni massime consentite agli stessi, evitando in questo modo inutili sprechi di spazio allocato e rallentamenti ingiustificati di elaborazioni.

Regole di outbox

Intercettando i vari eventi sui ticket e potendo anche selezionarli attraverso specifici criteri, TESIS Email Agent è in grado di elaborare risposte ed inviare mail a vari interlocutori interni ed esterni al reparto di assistenza. Possono essere automaticamente inviate risposte ai clienti che hanno inoltrato il ticket o che in qualche modo devono essere informati sull’avanzamento dello stesso.

Creazione e utilizzo di template di posta elettronica

E’ possibile predefinire dei formati di posta elettronica da utilizzare collegandoli alle regole di invio. Può pertanto essere personalizzato il formato ed il contenuto della mail in ragione di chi sarà il destinatario o di quale sarà il contenuto del messaggio.

Il risultato: interventi più efficaci e di maggiore qualità erogata

INTEGRAZIONE

Tesis si inserisce nella tua organizzazione integrandosi con i processi e sistemi informativi esistenti.

PERSONALIZZAZIONE

Tesis viene fornito con un altissimo livello di personalizzazione adattandosi al tuo modello di organizzazione e tipologia di servizio.

VERSATILITÀ

Tesis può essere utilizzato in rete locale, geografica sfruttando le moderne piattaforme web.

Rapidità di gestione, risparmio di tempo e aumento dell’efficienza dei processi

Tesis Email Agent risponde con le sue funzionalità ai continui e pressanti bisogni di rapidità di gestione, di risparmio del tempo e di aumento dell’efficienza dei processi, sia degli utenti di reparto o dei clienti sia degli operatori del Service Desk, garantendo allo stesso tempo un elevata qualità di comunicazione.

Altri vantaggi concreti per la tua organizzazione

Risparmio del tempo di registrazione dei ticket
Risposta automatica all’utente 24 ore su 24
Segnalazioni automatiche a utenti coinvolti
Rapidità di integrazione con altri sistemi

Controllo costante e variazioni di stato automatiche
Possibilità di configurare sofisticate regole automatiche
Personalizzazione dei messaggi